Bank Soal Administrasi Keuangan Kas Kecil Bagian 1

Kompetensi mengelola dana Kas kecil atau petty cash merupakan kompetensi yang wajib difahami dan dikuasai oleh mereka yang belajar di bidang kesekretarisan atau administrasi perkantoran atau manajemen perkantoran. Sebelum membahas soal praktik kas kecil terlebih dahulu akan di ulas secara singkat tentang kas kecil atau petty cash.

Kas kecil dipergunakan instansi atau lembaga untuk  pembayaran transaksi pengeluaran yang relatif kecil dan bersifat tunai. Jenis transaksi melalui kas kecil antara lain untuk pembelian Konsumsi rapat, transportasi perjalanan dinas, akomodasi perjalanan dinas, pantry atau keperluan dapur, entertainment atau memberi cindera mata untuk relasi, Pembayaran langganan koran/majalah, iklan (contoh iklan ucapan selamat), alat tulis kantor (ATK), dan sejenisnya.

Pengelolaan kas kecil dicatat dalam buku kas kecil atau petty cash book, sementara untuk dana kas kecil bersumber dari kas besar atau dikenal juga sebagai kas bank (karena untuk pengeluarannya harus menggunakan cek), kas besar merupakan satu-satunya sumber pendanaan atau pemasukan bagi kas kecil.

Sumber dana kas kecil berasal dari kas besar, yang dicairkan menggunakan cek setiap periodenya. Dana yang berasal dari kas besar tersebut disimpan dalam kotak kas kecil atau petty cash box.

Kelengkapan Dokumen Kas Kecil

Kelengkapan transaksi kas kecil terdiri dari bukti-bukti transaksi, yaitu :

a.       Bukti Penerimaan Kas Kecil

fungsinya untuk mencatat transaksi penerimaan atau pemasukan dana dari kas besar ke dalam kas kecil

b.       Bukti Pengeluaran Kas Kecil

fungsinya untuk mencatat pengeluaran-pengeluaran kas kecil

c.        Form Pengajuan Dana Kas Kecil

fungsinya adalah untuk pengajuan pengisian kembali dana kecil untuk periode berikutnya, diajukan pada akhir periode kas kecil.

d.       Buku Laporan Kas Kecil atau Petty Cash Book

Petty cash book merupakan buku untuk mencatat setiap transaksi kas kecil yang bersumber dari bukti penerimaan kas kecil, bukti pengeluaran kas kecil dan form pengajuan dana kas kecil.

Catatan :

Bukti bukti transaksi kas kecil tersebut diatas bersifat intern,  dan setiap terjadi transaksi menggunakan dana kas kecil maka semua bukti tersebut disimpan bersama dengan dana kas kecil di dalam petty cash box.

Dalam Pengelolaan dana kas kecil dikenal dua metode yaitu sistem dana tetap (imprest fund system) dan sistem dana tidak tetap (fluctuation fund system).

Saldo akhir suatu periode kas kecil akan menjadi saldo awal pada periode berikutnya

Metode atau sistem yang dipakai dalam mengelola kas kecil

Dalam pengelolaan kas kecil terdapat dua metode yang biasa digunakan, yaitu sistem dana tetap dan sistem dana tidak tetap.

a.        Imprest fund system/method atau sistem dana tetap

Metode imprest merupakan metode pengisian dan pengendalian kas kecil yang mana dana kas kecil memiliki jumlah yang sama setiap periodenya. Hal ini terjadi sebab jumlah pengeluaran dalam satu periode akan memperoleh pengisian kembali dengan jumlah sama sesuai jumlah pengeluaran.

Contoh seluruh pengeluaran bulan Pebruari sebesar Rp9.000.000,00. Maka pada akhir periode akan diajukan pengisian kembali sejumlah Rp.9.000.000,00., yang akan menjadi pemasukan atau penerimaan untuk kas kecil periode bulan maret.

Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada ilustrasi dibawah ini

Kesimpulannya adalah jumlah pengeluaran akan sama dengan jumlah pengisian kembali

a.        Fluctuation fund system/method atau sistem/metode tidak tetap

Metode fluctuation fund system merupakan metode pengendalian dan pengisian dana kas kecil yang setiap periode selalu berubah-ubah atau flukuasi.

Catatan :

Kedua sistem dalam mengelola dana kas kecil tersebut memiliki perbedaan, perbedaan tesebut antara lain :

Pada metode imprest setiap pengeluaran dicatat secara kronologis setiap terjadi transaksi pengeluaran.

Pada sistem fluktuation/ dana tidak tetap pencatatan pada buku kas kecil hanya dilakukan pada akhir periode yaitu saat akan melakukan pengajuan pengisian kembali dana kas kecil.

Soal Praktik Mengelola Kas Kecil

Veronika merupakan sekretaris Direktur Pemasaran PT PANJALU SEJATI yang beralamat Jl. Kopo Bihbul 128 Bandung, Telp/Fax (022) 6553458, Alamat email: panjalu@sejati.com Website: http://panjalusejati.co.id. Perusahaan ini bergerak dibidang usaha Stationary, sementara Direktur Pemasaran dijabat oleh Dr. Tati Sekartaji langitan, S.Pd., M.H. 

Veronika mengelola kas kecil dengan sistem imprest, dengan dana kas kecil setiap bulan sebesar Rp.15.000.000,00. Selama bulan Mei 2017 telah terjadi pengeluaran-pengeluaran dana kas kecil seperti di bawah ini. Catatlah transaksi-transaksi selama bulan Mei 2017 ke dalam petty cash book dengan sistem imprest, dengan saldo akhir bulan April sebesar Rp.1.350.000,00.

Akun pengeluaran adalah sebagai berikut:

a.         311 Konsumsi

b.        312 Transportasi

c.         313 ATK

d.        314 Iklan

e.         315 Lain-lain

Berikut ini transaksi-transaksi yang dilakukan selama bulan Mei 2017:

1.        Tanggal 2 Mei membeli 20 buah materai di kantor pos @ Rp.6.000,00

2.        Tanggal 4 Mei membayar karangan bunga ucapan selamat untuk karyawan yang menikah kepada Eli Florist sebesat Rp.600.000,00

3.        Tanggal 5 Mei membeli makanan ringan untuk rapat insidental di Lotte Mart Rp.160.000,00

4.        Tanggal 7 Mei pembelian tiket pesawat pimpinan tujuan Batam PP di Bernada Travel untuk pertemuan asosiasi Rp.1.700.000,00

5.        Tanggal 8 Mei membayar iklan di harian Pikiran Bangsa Rp.850.000,00

6.        Tanggal 9 Mei membayar biaya Sewa gedung rapat kepada Dudu Organizer Rp.1.150.000,00

7.        Tanggal 12 Mei membeli BBM Pertamax di SPBU Cijagra untuk kendaraan kantor 40 liter @ Rp.7.950,00

8.        Tanggal 13 Mei membayar pencetakan dan jilid profil perusahaan di Resha Offset Rp.1.050.000,00

9.        Tanggal 15 Mei pembelian perlengkapan kantor di Toko Buku Ganteung : 5 rim kertas HVS A4 70 gram @ Rp.30.000,00; 4 rim kertas HVS F4 70 gram @ Rp.35.000,00; 3 lusin pulpen @ Rp.25.000,00/lusin

10.    Tanggal 18 Mei menjamu Rekanan bisnis makan siang di Ganteung’s Club Rp.990.000,00

11.    Tanggal 19 Mei membeli air mineral dan minuman ringan di Bahana Mart sejumlah Rp.200.000,00

12.    Tanggal 20 Mei pembayaran Iuran Keamanan kepada Ketua RW Kopo Bihbul Rp.250.000,00

13.    Tanggal 21 Mei Nasi box untuk rapat Rp.360.000,00

14.    Tanggal 22 Mei pembelian 1 buah Toner printer @ Rp.750.000,00 di Sani Computer

15.    Tanggal 23 Mei pembelian stopmap, dan ordner Rp.220.000,00 di Toko buku Asalam

16.    Tanggal 26 Mei pembayaran pembuatan souvenir kantor Rp.1.600.000,00 di Seroja Craft

17.    Tanggal 29 Mei membayar iklan ucapan selamat atas pembukaan kantor Ganteung euy Production di harian pikiran bangsa Rp.900.000,00

18.    Tanggal 29 Mei membayar ongkos antar barang kepada Vira Ekspres sebesar  Rp.85.000,00

19.    Tanggal 30 Mei pembelian paket nasi Parahiangan di RM Sunda Dudu Asri untuk makan siang pada rapat koordinasi pimpinan Rp.400.000,00

Petunjuk Pengerjaan

a.       Buatlah Laporan Kas Kecil Bulan Mei 2017

b.      Isi bukti pemasukan kas kecil (Form disediakan)

c.       Isi Bukti pengeluaran kas kecil tanggal 22 Mei 2017 (Form disediakan)

d.      Isi form pengajuan dana kas kecil periode bulan Februari 2017 (Form disediakan)

Langkah Pengerjaan dan Jawaban Soal Praktik Kas Kecil

Untuk langkah langkah pengerjaan dan jawaban  soal praktik kas kecil ini silahkan buka pada tautan artikel Bank SoalAdministrasi Keuangan kas kecil Bagian 2