Materi Korespondensi Jenis Jenis Surat

Kemajuan peralatan dan aktivitas perkantoran dewasa ini tidak meninggalkan cara-cara tradisional dalam kegiatan korespondensi baik dari pembuatan konsep surat, pengetikan surat, jenis jenis surat dan pendistribusian surat. Dalam pembuatan surat resmi atau surat dinas samasekali tidak berubah, yang agak berubah adalah cara pendistribusian atau pengirimannya. Dalam Pendistribusian surat sekarang sudah banyak menggunakan media digital, salah satunya melalui surat elektronik atau email. Dalam  materi korespondensi ini akan dibahas jeni-jenis surat.

Jenis-jenis surat yang dipergunakan organisasi atau lembaga baik swasta maupun pemerintah memiliki banyak jenis. Jenis-jenis surat ini dibedakan berdasarkan kebutuhan penggunaanya, berdasarkan wujudnya, berdasarkan isinya, dll.

Untuk lebih jelasnya Jenis-jenis surat atau macam-macam surat di tinjau berdasarkan beberapa hal, antara lain.

1.        Jenis surat berdasarkan wujudnya.

Berdasarkan wujudnya surat terbagi menjadi dua jenis yaitu ;

a. Surat terbuka

surat terbuka yaitu surat yang pengiriman atau pendistribusiannya tanpa sampul, contoh pemberitahuan atau pengumuman melalui surat kabar/majalah. Surat undangan rapat yang bersifat intern, Memorandum dan nota, telegram.

b. surat tertutup

Surat tertutup yaitu surat yang pengiriman atau pendistribusiannya menggunakan sampul.

2.        Jenis surat berdasarkan sumber atau asal surat.

Surat berdasarkan sumbernya terdiri tiga macam yaitu :

a. Surat masuk

surat masuk yaitu surat yang diterima organisasi dari pihak luar atau pihak eksternal organisasi

b. surat keluar

Surat keluar yaitu surat yang dikirim oragnisasi atau instansi atau perusahaan ke pihak luar organisasi. Pengirimannya dapat diantar langsung pegawai internal organisasi, menggunakan jasa kurir, email ataupun menggunakan faximile.

c. surat antar bagian/unit dalam organisasi.

Surat antar unit yaitu surat yang sirkulasinya atar unit dalam suatu kantor. Contoh surat antar unit adalah memorandum.

3.        Jenis surat berdasarkan isi atau keamanan isi surat

Ada 3 macam surat berdasarkan isi dari surat tersebut, antara lain

a. surat biasa

Surat biasa yaitu surat yang isi dari surat tersebut tidak akan menjadi masalah apabila diketahui oleh orang yang tidak berkepentingan

b. surat bersifat rahasia

Surat rahasia biasanya diberi kode R pada sampulnya, artinya surat ini hanya boleh dibaca oleh fihak atau orang yang berkepentingan

c. surat  bersifat sangat rahasia

Surat yang bersifat sangat rahasia biasanya diberi kode SR pada sampulnya artinya surat ini hanya boleh di baca oleh fihak yang berkepentingan karena menyangkut keamanan organisasi atau perusahaan tersebut

4.        Surat berdasarkan tujuan penggunaannya.

a. Surat Pemberitahuan

surat ini memiliki fungsi menyebarluaskan informasi, antara lain surat pengumuman

b. Surat dengan fungsi yuridis

surat dengan fungsi yuridis adalah surat yang memiliki ketetapan hukum, contohnya antara lain Surat perintah, surat keputusan, surat perjanjian, surat peringatan, surat tuntutan.

c. Surat dengan fungsi historis

Surat dengan fungsi historis adalah surat yang dijadikan bahan untuk acuan atau pertimbangan selanjutnya, contohnya surat keterangan, surat laporan, surat penawaran.

5.        Surat berdasarkan cara Penyelesainnya.

Surat berdasarkan cara penyelesaian setealah surat itu diterima dapat di bagi menjadi 3 macam, antara lain

a. Surat biasa

Surat biasa yaitu surat yang tidak harus segera di tindaklanjuti

b. Surat segera

surat segera yaitu surat yang harus segera ditindak lanjuti atau segera diproses.

c. Surat sangat segera

Surat sangat segera atau juga disebut surat penting, yaitu surat yang setelah diterima harus segera ditindaklanjuti.

Artikel tentang materi korespondensi dengan pokok bahasan jenis-jenis surat ini semoga berguna untuk berbagi pengetahuan di bidang korespondensi.