Menghitung Angka Pemakaian Arsip

Kemampuan menghitung angka pemakaian arsip merupakan kompetensi yang harus dimiliki oleh seorang arsiparis. Di tangan arsiparis nasib arsip-arsip tersebut ditentukan. 

Seorang arsiparis di dalam menjalankan tugasnya harus mampu menilai Arsip itu bernilai atau tidak, sehingga dapat memutuskan mana arsip yang harus di kelola dan mana arsip yang harus dimusnahkan. 

Bernilai atau tidaknya suatu arsip dapat diukur dari dua hal sebagai berikut :

1.        Berdasarkan angka kecermatan dan jangka waktu yang diperlukan untuk penemuan kembali.

2.        Dari angka pemakaian, yaitu dari persentase perbandingan antara jumlah permintaan warkat untuk dipakai kembali dengan jumlah seluruh warkat dalam arsip.

Angka pemakaian = (Jumlah   permintaan  arsip / Jumlah seluruh arsip) X 100% 

Apa yang dimaksud Angka Kecermatan Arsip?

Angka kecermatan merupakan Persentase atau suatu perbandingan antara jumlah warkat tidak  ditemukan  (WTK)  dengan  jumlah  warkat diketemukan (WK).  Angka  kecermatan Arsip  digunakan untuk mengetahui apakah  sistem  penyimpanan  dan  penemuan  arsip  yang dipergunakan sesuai  atau  tidak.   

·           Jika  AK < 3% maka sistem penyimpanan dan penemuan kembali Arsip adalah cukup baik (valid). AK  =  3%  maka penyelenggaraan penyimpanan kembali Arsip berada pada posisi kritis.

·           Sementara jika AK > 3%, hal ini mengindikasikan sistem yang digunakan harus mendapatkan proses penyempurnaan kembali atau di revisi

·           Di sisi lain jika AK  =  3%  maka penyelenggaraan penyimpanan kembali Arsip berada pada posisi kritis.

kecermatan  arsip  berkaitan  dengan  system penyimpanan dan penemuan kembali arsip.

Bagaimana Rumus untuk menghitung Angka Kecermatan Arsip (AK)?

Rumus Angka Kecermatan Arsip (AK) :

AK=(Jumlah WTK)/Jumlah WK) X 100%

           Keterangan:

                                     AK       : Angka Kecermatan

                                  WK      : Arsip yang diketemukan

                                  WTK   : Arsip yang tidak diketemukan

Dari rumus diatas dapat dilihat jika Angka Kecermatan (AK) memperlihatkan angka presentase yang semakin besar atau posisi tinggi,  artinya sistem penyimpanan  dan penemuan  kembali arsip  yang  digunakan  kurang  baik,  namun jika prosentasenya kecil maka artinya  sistem penyimpanan Arsip semakin baik. 

Mudah-mudahan dengan artikel ini mendapatkan pencerahan tentang bagaimana cara menghitung Angka Pemakaian Arsip di tempat kerja.